为了加强山东省医师协会（以下简称：协会）档案管理工作，确保档案的完善和齐全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和有关文件精神，结合协会实际情况，特制订本制度。

一、本制度所称的档案是指过去和现在协会从事各项业务、协会管理、宣传等活动中所直接形成的对协会有保存价

值的各种文件、文字、图表等不同形式的历史记录。

二、协会办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管档案工作。

三、协会办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。

四、档案整理办法：

（一）方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

（二）步骤：

1.收集  当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

2.整理  根据分类和成立时间整理。

3.分类  根据类别分类方法分类

4．立卷  区分不同价值确定保管期限：主要分永久、定期两种。

五、档案的过程管理工作：凡属于协会各种文件、文字、图表、账册、凭证、报表等保管的档案资料，在事件结束后需归档的必须及时移交档案室保管，任何人不得据为己有。

六、档案的监督工作由办公室主任担任。负责监督档案总目录、预立卷材料的目录，并进行定期或不定期的检查，监督档案的管理工作。

七、 档案的销毁工作须报协会会长批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

八、协会档案的分类及编号，要求要按有关档案分类及

编号进行操作。

九、 档案的借阅工作，必须按要求应填写好档案查阅单，一般不得随意外带有关协会重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室主任核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

十、协会所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

十一、协会办公室应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。