美迪康会务通

首次登录平台的用户，都要先进行平台系统新用户账号注册。用户一次通过会议或平台系统注册账号后，账号在全网全平台通用，无需再重复注册。

登录https://www.sciconf.cn 点击“立即登录”按钮，即可进行系统的登录。目前系统提供手机验证码登录和账号密码登录两种方式；

如果在登陆平台系统时，忘记了系统登录密码，请点击【忘记密码】按钮，以找回密码。

平台成功登陆后，将出现如下页面；个人中心首页，点击右上角的姓名，会弹出基本资料、修改密码和退出菜单。点击基本资料可以修改个人的基本信息；点击修改密码可以重置登录密码；个人中心首页会显示个人的账户余额，可以点击充值对账户进行在线充值；点击余额查看账户消费明细，点击发票可以在线申请电子发票；点击参会记录可以查看本人在平台的参会记录；

商户账号管理：点击商户账户管理，可以看到所有有管理权限的商户，点击管理按钮进入到商户管理中心；点击预览可以查看商户网站；

会议项目管理：点击会议项目管理，可以查看所有有管理权限的会议；点击管理可以进入会议管理后台，点击预览可以预览会议网站；

账号余额管理：可以查看自己的账号余额、充值记录、短信发送记录、邮件发送记录；点击在线充值按钮，可以给账号充值；点击开票记录进入开票记录页，可以在此页申请开票；

直播充值管理分为：在线充值，充值记录管理，充值订单管理，消费记录管理 （1） 在线充值：可以在线充值直播观看分钟数、点播空间、点播流量；充值是以商户为主体充值的；您可以为所有又管理权限的商户进行充值；充值后，余额会在商户创建人的账户上体现出来； （2） 充值记录管理：可以查看充值的记录信息及套餐剩余量和使用量； （3）充值订单管理：可以查看充值订单情况，充值成功后可以在此页面申请发票； （4） 消费记录管理：消费记录管理可以查看每个商户每天的具体消息明细；

用户点击此功能菜单，实现学术会议基本信息设置，包括会议域名、会议中文名称、会议英文名称、开始时间、结束时间、报到时间、举办地点等会议基本信息

此功能主要是为会议网站同时开通中英文双语界面的情况而设置，在这里通过勾选网站默认首页，从而让代表进入不同语种的默认首页界面。如果勾选欢迎页，则需要在欢迎页面内容里配置欢迎首页内容。个人中心语言如果选择按用户国籍跳转，则个人中心将根据注册用户的国籍自动切换中英文个人中心，此时注册用户选择的国家是中国，即使在英文网站的个人中心登录也会自动跳转到中文网站的个人用户中心；如果注册用户选择的国家是其他国家，即使在中文网站的个人中心登录也会自动跳转到英文网站的个人中心；此种选择常用于会议开通的中英文网站，并且主办方是中国，大部分参会代表是中宾的情况，推荐会议统一设置为此配置，因为一般中宾注册流程和外宾的注册流程相差很多，一般中宾用户是以手机号为唯一值的，而外宾是以邮箱为唯一值的，为了后期方便联系参会代表，尽量让中宾走中宾的通道，外宾走外宾的通道；还有一个原因就是大部分此类会议中宾的收费和外宾的收费标准是不一样的，中宾收的人民币，外宾收的是外宾（美元或者欧元），按国籍跳转便于费用管理；个人中心语音如果选择按网站语言跳转，则不管注册用户选择的是什么国籍都根据网站语言进入个人中心，即如果在中文网站的个人注册登录页登录就进入中文网站的个人中心，如果在英文网站的个人中心登录统一进入英文网站的个人中心；此种情况用于会议只开通了一种语言网站，比如会议只开通了英文网站，并且所有人的注册费用都一致，不管是哪个国家或地区的注册代表都是统一的收费金额和币种；

会议默认图片优化：由原来的各个功能模块图片独立上传设置改为同尺寸图片统一上传统一调用；会议网站管理后台 会议基本信息菜单下新增默认图片设置二级管理菜单，点开后可以上传980*200px、900*500px和300*300px三种尺寸的图片；980*200px用于网站所有页面有顶部头图的页面作为banner使用；900*500px主要用于移动端相关页面头图，如直播页、视频回放页、电子壁报首页等；300*300px主要用于网站微信分享图；

此菜单下共有中文PC网站配置、英文PC网站配置、中文微网站配置和英文微网站配置，由于中文PC网站配置和英文PC网站配置相同、中文微网站配置和英文微网站配置相同，所以主要介绍中文PC网站配置和中文微网站的配置方法；

英文PC网站配置与中文PC网站配置相同，可以直接参考中文PC网站配置说明；

中文微网站配置主要包括基本配置、风格配置、顶部轮播配置、导航栏目配置、广告配置、分享转发配置；

英文微网站配置和中文微网站相同，请参考中文微网站配置即可

照片直播是通过会议的现场图片进行会议情况进行展示的一种形式；主要功能菜单包括照片直播设置、照片标签设置和照片内容管理；

网络直播管理主要是我们的在线直播；主要菜单包括直播参数配置、菜单配置、直播管理和会议直播统计汇总

视频点播管理主要是设置会议的视频回放，主要功能菜单包括：视频点播管理、视频点播配置、视频点播广告配置和点播统计汇总；

学习时长管理可以查看参加会议的用户的观看直播时长和观看点播的时长；可以根据姓名、单位、观看总分钟数进行筛选查询；点击导出按钮可以导出观看时长数据；需要注意的是观看时长是每天凌晨批量更新数据，所以只有等会议结束后第二天才能看见最新的总时长；

直播回放汇总统计是将直播和点播的数据整合后的汇总统计；进入后首先需要点击同步统计数据按钮；同步完数据后可以根据日期进行筛选查看；系统会自动计算出直播、点播的各个统计数量；也可以查看每个直播的汇总统计数据；

嘉宾排座管理主要用于小型会议、全委会、大宴会、大型会议会场前排嘉宾座位的排座；主要功能如下：

此部分主要实现对参会注册代表人员的后台管理。根据系统是否开通中英文，相应分为中宾注册管理和外宾注册管理，点击对应菜单，完成对网上注册参会代表信息的浏览查看、查询、修改等管理。点击【中宾注册管理】进入参会人员列表页，默认显示的是已经注册参会的代表信息，如果要显示全部系统注册用户，需要更改查询条件，在参会状态那里选择“全部”，则可显示全部注册用户信息。 注册列表分为“参会用户管理”、“团队注册管理”、“陪同注册管理”、“附加活动管理”及导出参会信息

请参考中宾注册管理

注册配置即为管理员配置前台参会代表所进行参会注册操作时设定的条件。根据美迪康多年的实践经验，我们将注册系统所需要的参数采用穷举方式进行列出，主要有是否开放网上注册、注册费用类型、注册表项目收集字段、注册发票收据信息以及相关页面说明文字配置如个人参会注册页面说明文字、团队参会注册页面说明文字、个人中心登录页面左侧说明文字和个人中心登录后首页说明文字。 此外，根据每个会设置辅助注册活动项目和参会身份不同，系统同时还提供了附加会议活动注册配置管理、注册费缴费方式设置盖红章参会通知邀请函下载配置管理及VIP参会身份标识配置管理等功能，以最大程度满足不同参会代表的需求。点击【中宾注册配置】功能菜单，即可进行各个参数的管理。

注册配置即为管理员配置前台参会代表所进行参会注册操作时设定的条件。根据美迪康多年的实践经验，我们将注册系统所需要的参数采用穷举方式进行列出，主要有是否开放网上注册、注册费用类型、注册表项目收集字段、注册发票收据信息以及相关页面说明文字配置如个人参会注册页面说明文字、团队参会注册页面说明文字、个人中心登录页面左侧说明文字和个人中心登录后首页说明文字。

注册发票项管理主要设置会议是否提供发票和发票的类型，以便供参会代表选择，后台获得代表填写的发票信息后，可方便组委会提前为已经缴费的代表开好发票，以便加快参会代表现场签到注册速度，减轻现场注册签到的财务压力。 点击【注册发票项管理】后的【修改】按钮，如果提供发票，请选择【是】，点击【提交】。 注：发票项默认为不提供状态。根据国家营改增的要求，发票类型分为普通增值税发票和增值税专用发票，点选增值税专用发票时，需要让用户提交开具增值税专用发票的相关信息。

请参考外宾注册配置

发票列表页面罗列用户参会注册交费时填写的发票的信息。主要是发票抬头、发票类型、交费情况以及用户的联系方式。 如果用户已支付，点击“开票”按钮可以开具电子发票（电子发票配置参见中宾注册管理中的发票收据管理） 个人发票包括参会注册发票和附加活动发票，具体内容和操作方式相同。

发票列表页面罗列用户参会注册交费时填写的发票的信息。主要是发票抬头、发票类型、交费情况以及用户的联系方式。 如果用户已支付，点击“开票”按钮可以开具电子发票（电子发票配置参见中宾注册管理中的发票收据管理）

在注册参数配置收款方式配置中开启了“个人中心显示退款按钮”功能后用户支付成功后可在线申请退款。申请信息在该列表中出现，等待管理员审核。 管理员可操作退款（原路返回一般是在线支付）拒绝退款和标记已退款（一般是线下支付方式标记后线下退款）

为了丰富注册流程工具，平台提供了一些注册系统的辅助工具，推广码管理，验证码管理，邀请码管理，观看码管理，资格码管理

为了做好防控新冠肺炎疫情工作，各地需要提供健康声明文件方可参会。

点击【参会注册统计】进入参会人员统计页面，参会代表注册信息可按注册类型、代表所在省份和注册时间、所在单位等方式进行统计。

为了完成会议的会务工作，需要配置现场工作人员分工及权限，以便在现场执行中高效配合完成会议的现场执行工作

此功能菜单主要有中宾个人参数配置、中宾团队参数配置、中宾支付配置、中宾发票收据配置

此功能菜单主要完成酒店名称、房型及价格的设定。点击【酒店房型管理】进入酒店列表。酒店列表中可配置房间类型，首先点击新增按钮填写酒店名称等信息，设置是否开放预定，点击【提交】按钮进入酒店列表页面。酒店开放对象可以选择中宾、外宾和中外宾，选择中宾酒店只能在中文网站的个人中心展示，选择外宾酒店只能在英文网站的个人中心展示，选择中外宾在中文网站和英文网站的个人中心都可以看见；酒店对应的通道勾选了个人则在个人的个人中心看见，选择团队在团队的个人中心可以看见；是否只开放给VIP选择是以后，则此酒店只有身份标记为VIP的用户才可以看见；排序号可以控制前台酒店的显示顺序，数字越小排序越靠前；

点击中宾住宿管理进入中宾住宿管理页面，可以查看代表预订的住宿信息，可以根据不同的条件进行筛选，点击导出数据按钮可以导出酒店预订信息；点击代表后面的编辑按钮可以编辑酒店预订信息、支付状态和发票信息，未支付的酒店信息可以点击删除按钮删除，已支付的不允许删除；已支付的在酒店确认函一列点击邮件按钮或者短信按钮可以发送确认信息；邮件模板和短信模板可以点击邮件短信配置菜单进入配置；

点击中宾团队批量预订进入中宾团队批量预订管理页，可以查看团队批量预订的信息；点击导出数据导出团队批量预订信息；

点击中宾团队批量预订进入中宾团队批量预订管理页，可以查看团队批量预订的信息；点击导出数据导出团队批量预订信息；

点击中宾团队批量预订进入中宾团队批量预订管理页，可以查看团队批量预订的信息；点击导出数据导出团队批量预订信息；

点击【酒店住宿统计】进入酒店住宿统计页面，住宿信息按房间类型、入住日期和离开日期

论文投稿为一个学术会议最繁琐的会务管理工作。一个学术会议的工作，往往就是从论文投稿开始的。为方便组委会管理员对论文投稿的管理，会务通学术会议服务平台提供了强大的论文投稿管理功能，实现对论文稿件的征集、修改、统计、导出、论文集排版等。按照业务流程需要，本手册介绍功能顺序为：投稿参数配置、论文稿件管理、论文稿件导出、论文类别批量设置、论文稿件统计、论文编号导入、电子壁报配置、论文汇编配置；

投稿参数配置主要有基础参数配置、投稿通道配置、论文类别配置、稿件支付配置、中文网站支付方式配置、投稿发票配置、英文网站支付方式配置、外宾投稿发票配置；

点击【论文稿件管理】进入论文稿件列表页。列表可根据论文题目、第一作者姓名和论文类别进行检索。点击导出列表可以导出论文信息；点击批量删除按钮可以批量删除选中的论文；点击论文列表中全文附件、PPT、壁报下面的上传按钮可以上传对应的文件，上传成后下方会有一个下载按钮，可以点击查看；点击编辑按钮可以修改稿件信息；点击预览可以预览稿件内容；点击下载附件可以下载此篇论文的所有附件内容，点击上传视频按钮可以上传论文关联的视频文件；点击删除可以删除稿件；

论文投稿截止后，管理人员面临审稿、审稿结果录入和论文录取通知发放、排论文集排版等工作，都需要将论文稿件按照主办方不同要求导出。平台提供了详尽的可定制的论文稿件导出功能，实现论文审稿打印、论文集排版所需要稿件导出的功能。点击【论文稿件导出】进入论文导出页面。

如果需要批量修改论文类别，则点击【论文类别批量设置】打开页面，可输入论文ID，选择投稿通道和投稿类别，设置完成后，点击【批量设置】，跳转确认页面，确认后即可修改成功。

论文稿件统计分为：稿件按类别统计，按第一作者国家统计，按第一作者省份统计，按第一作者单位统计，按投稿者省市统计，按录用类型统计，推荐单位统计

论文稿件导出分为：按论文ID导入，按学组会场顺序导入

电子壁报展示系统是会议展示论文评审结果为壁报，代表将壁报上传系统后，统一的展示平台，用户进入后可以查看、评论；后台配置如下：是否开启电子壁报是控制是否可以访问电子壁报系统；是否开启评论是控制前台是否可以评论；弹框广告设置后，前台访问电子壁报时可以弹出图片广告；选择需要展商的终审结果需要选择哪些评审结果需要在电子壁报中展示；

电子论文汇编系统是在线展示论文摘要的页面；主要配置如下：是否开启论文汇编是控制是否开启显示；弹框广告可以设置广告位；论文汇编只会显示选择需要展商的终审结果里的论文；有些论文只想展示题目、作者和单位，那只需在选择只展示题目、作者、单位的终审结果框内选择上就可以；

为方便组委会组织专家及时对所投稿件进行评审，平台提供了稿件的在线评审功能。根据目前国际流行的稿件评审方式，系统提供了定性评审和打分评审两种方式。管理员需要在后台先设定评审专家、所评审类别和评审方式，然后把稿件评审通知邮件发送给评审专家，评审专家凭借账号和密码登陆评审系统，在线对所属专业稿件进行评审。评审结果出来后，用户可以在线查询评审结果，及时获知稿件的评审结果并自助打印论文录取通知。主要功能菜单包括评审配置管理、评审分组管理、终审结果导入、评审进度管理、开放评审结果查询、在线评审结果、邮件录取通知。

本菜单主要完成稿件评审系统开放与否、评审方式等相关参数配置。主要包括基本参数配置、评审规则配置、终审录用类型配置；

概要说明：会议管理员根据投稿情况和评审专家数量添加评审分组，每个分组需在评审截止日期之前完成评审任务。

终审结果导入有两种方法，一种是批量导入，一种是单个导入；

概要：查看每个分组的在线评审进度。 导出评审进度：导出每个分组的评审进度。 查看进度：点击查看进度按钮可以查看评审详情。

评审结果查询：设置用户是否可以在前台查询论文的评审结果及是否可以打印（一般在论文评审结果导入并确保无误的情况下再开启）。 前台查询论文评审结果页面上的注意说明（中文网站）：设置用户在中文版前台页面查询论文评审结果时显示的注意说明文字（需要开启论文评审结果查询功能） 前台查询论文评审结果页面上的注意说明（英文网站）：设置用户在英文版前台页面查询论文评审结果时显示的注意说明文字（需要开启论文评审结果查询功能）

在线评审结果可以查看论文的评审情况，可以根据条件进行筛选；

可通过选择邮件模板、投稿通道，论文类别和录用类型，即可发送录取通知给相应人员。

学术日程是学术会议的核心组成部分，掌握了学术日程的管理就等于抓住了学术会议管理的牛鼻子。基于10多年学术会议管理经验，会务通学术会议服务平台为组委会管理学术日程提供国际领先成熟的学术日程网上编制管理功能，拥有学术会议会场、时间、学术单元（Session）、详细日程、主持和讲者管理，并有讲者主持人学术任务的自动查重、导出讲者、主持列表（劳务费）、给讲者主持发送学术任务温馨提示等功能。

根据学术会议日程日常管理操作流程，学术日程管理分为两个模块，一个是学术会议日程的编制管理，一个是针对讲者主持的学术任务管理。

学术日程配置共有四个三级菜单分别是：发言类型配置、主持类型配置、讨论类型配置和日程显示配置；

在学术会议中，有很多包括主持、专题发言、大会报告等角色或任务，日程分配完成后，需要确认该用户是否接受所分配的任务，用户可以通过前台确认或拒绝，管理员也可以通过学术任务确认来管理。

在学术任务管理中可以发送学术任务温馨提示、修改劳务信息、修改参会者身份待遇等。

学术任务考勤可以在线标记主持人和讲者是否出席了会议，如果换人可以标记替换人姓名和单位；使用前需要先添加负责考勤的管理人员，

管理员点击【学术日程统计】，可查看当前名称以及对应数量的日程统计。

虽然移动互联网的迅猛发展，微信、QQ等社交媒体越来越普及，但仍有超过60% 的人手机用户习惯看短信而不是微信或QQ。为此，系统为组委会提供了短信群发平台， 以方便组委会针对特定人群推送短信（短信属于第三方平台，需要预先充值，费用标准 为0.1元/条）

邮件配置发送分为：邮件群发推广，中文邮件模版配置，中文邮件参数配置，英文邮件模版配置，英文邮件参数配置

点击【短信发送记录】，进入短信发送记录列表页；此页面可以查询短信的发送记录情况；

点击【邮件发送记录】，进入邮件发送记录列表页；此页面可以查询邮件的发送记录情况；

管理员点击【短信回复记录】，进入短信回复记录页面，可查看收到的姓名、单位、手机号、回复时间以及内容。（根据会务通平台数据库中存在的手机号，自动匹配姓名单位）

展览招商管理主要包括展览招商系统和在线展览系统；菜单主要包括：展览招商参数配置、参展企业信息管理、展览招商申请管理、展览招商项目统计、在线展览展品管理、在线展览统计数据和展商工作人员管理

主要功能模块包括展览招商系统配置管理、中宾展商注册表单配置、中宾展商注册表单配置、展览招商项目类别管理、展览招商项目管理、展览招商套餐管理、上传凭证收集项；

参展企业信息管理主要有参展企业管理和企业等级管理两个菜单；

展览招商申请管理是管理参展企业选择的申请招商项目的管理页；可以查看每个企业都申请的那些招商项目；点击导出展商订单信息可以导出展商订单信息表；点击导出展商订单数据可以导出所有预订的招商项目的数据明细；点击编辑按钮可以编辑订单信息；点击打印申请表按钮可以打印申请表，点击合同发票状态修改可以修改发票信息和合同信息，点击审核修改按钮可以修改审核信息，可以同意申请、冻结申请、驳回申请；点击删除按钮可以删除订单；点击联系人可以查看企业信息；

对招商项目的订单进行数据统计；

在线展览商品管理包括展品管理和展品展区管理两部分；

在线展览统计数据是对展商和展品观看的数据统计，

点击会议后台展览招商管理-展商工作人员管理可以看见中宾展商工作人员管理和中宾展商注册配置管理两个三级菜单；中宾展商工作人员管理可以管理展商工作人员名单，编辑工作人员信息，导出工作人员信息；

对于会务管理者来说，日常最关心的问题：已有多少人注册？多少人已支付会议费？提交多少篇摘要？酒店预订了多少房间？……通过数据统计管理，让最准确的统计数据，实时显示在您面前，让您心中有数！ 点击【数据统计管理】展开导航，可查询参会注册统计、酒店住宿统计、论文稿件统计（有投稿的情况）和展览招商项目统计。

点击【参会注册统计】进入参会人员统计页面，参会代表注册信息可按注册类型、代表所在省份和注册时间、所在单位等方式进行统计。

酒店住宿统计页面，统计信息按房间类型、入住日期和离开日期的方式进行统计

只有开通在线展览招商功能后才会有统计数据；

调查问卷功能模块是为解决组委会了解参会代表对会议服务的评价或了解参会代表需求而设计的互动微信应用小工具。通过该模块，可以帮助用户快速制作自己的在线问卷,通过网页、微博、微信等渠道发布,并自动统计数据,生成报表。

点击视频会议管理模块进入视频管理页面查看该会议下的视频会议房间列表信息。

题库管理包括分类管理和题库管理；分类管理可以设置题库的分类；题库管理可以添加考题；考题可以使用excel表导入；导入前请先下载导入模板；导入模板里分了单选题、多选题、简单题、判断题和填空题几个表，可以根据您需要导入的题型按上面的实例进行编辑，编辑完毕后上传导入即可；

进入创建渠道页面；填写渠道分类名称，选择对应的应用场景，每个渠道只能对应一种应用场景，比如应用场景选择注册那么此收款配置只能在项目收取注册费时使用，应用方式选择在线网银收款；

点击项目业务管理-项目审核管理，进入财务应用审核页面；点击要审核项目的后面的审核按钮进入审核页面勾选项目对应的应用场景渠道；如果需要限制收款时间，填写开始时间和结束时间后，此项目只能在此时间段内收款；填写完毕后保存即可！

进入创建渠道页面；填写渠道分类名称，选择对应的应用场景，应用方式选择在线电子发票；添加后渠道列表中就会显示添加发发票渠道；

点击“项目业务管理”-项目列表，点击项目列表中对应的项目后面的“管理”按钮进入项目管理页面

点击项目业务管理-项目审核管理，可以根据项目ID、会议id或者项目名称搜索您要开具发票的项目，搜索到后点击 管理 按钮进入对应项目的管理页面；

开具发票成功后，开票退款管理页面每条发票信息后会出现冲红按钮和允许换票按钮；如果发票信息开具错误，可以直接点击冲红按钮，对发票信息冲红；冲红后点击后面的详情按钮填写完正确的开票信息后，即可重新开票。

使用Excel导入手机号码及内容，系统提取标签替换发送