美迪康会务通

论文投稿为一个学术会议最繁琐的会务管理工作。一个学术会议的工作，往往就是从论文投稿开始的。为方便组委会管理员对论文投稿的管理，会务通学术会议服务平台提供了强大的论文投稿管理功能，实现对论文稿件的征集、修改、统计、导出、论文集排版等。按照业务流程需要，本手册介绍功能顺序为：投稿参数配置、论文稿件管理、论文稿件导出、论文类别批量设置、论文稿件统计、论文编号导入、电子壁报配置、论文汇编配置；

一、投稿参数配置

投稿参数配置主要有基础参数配置、投稿通道配置、论文类别配置、稿件支付配置、中文网站支付方式配置、投稿发票配置、英文网站支付方式配置、外宾投稿发票配置。

1、基础参数配置

是否开启中文网站投稿是控制是否开启中文网站的论文投稿功能，开启后中文网站个人中心就会出现一个论文投稿菜单；是否开启英文网站投稿是控制是否开启英文网站的论文投稿功能，开启后英文网站个人中心就会出现一个论文投稿菜单；如果想修改个人中心投稿菜单的文字，可以直接修改中文投稿按钮文字或英文投稿按钮文字，修改后个人中心就会跟着修改；如果想点击在线论文投稿后跳转到第三方平台，则在中文投稿自定义链接或者英文投稿自定义链接里填写上对应的链接即可；投稿截止日期设置后到这个时间以后会自动关闭投稿；第一作者限制如果选择了第一作者必须为投稿者，则投稿时第一作者只能是投稿者本人不可修改；如果选择了第一作者可任意选择，则投稿时第一作者可以改为其他人；限制每个人最大投稿数量可以控制每个人最多投稿数量，0为不限制；是否开启评审结果确认开启后在前台稿件评审状态菜单对应的评审类型里就会有一个任务确认按钮，可以让投稿者确认是否接受学术任务。

2、投稿通道配置

投稿通道也可以理解为一个通道就是一类征文收集；如果一个会议需要收集不同内容的论文就要建立多个通道；例如：大会征文需要收集题目、摘要、关键字，而病例收集需要收集题目、病例报告、病例证明文件；类似这种的就要创建多个通道；系统默认会有三个通道，分别是中宾投中文稿、外宾投英文稿和中宾投英文稿；这三种是比较常见的；三者的区别主要是中宾投稿中文稿和中宾投英文稿主要用于中文网站，外宾投英文稿主要用于英文网站；大部分会议中宾投中文稿件和英文稿件的收集项是不一样的，英文稿要求所有内容必须填写英文，作者姓名也需要填写姓的拼音和名的拼音，稿件内容也需要填写英文。

点击添加通道按钮可以新增论文通道；点击通道后面的配置按钮可以修改通道基本信息；是否开放可以控制通道是否开启显示；通道名称可以修改通道名称；投稿限制默认为不限制，设置为需参会则需要用户注册参会后才可以投稿，设置为需参会并支付则需要用户注册参会并完成缴费后才可以投稿；限制每个人最大投稿数量可以设置每个人在此通道的最多投几篇稿，0为不限制；通道显示位置选择中文网站此通道就会在中文网站个人中心显示，选择英文网站此通道就会在英文网站个人中心显示；稿件语言可以选择中文或者英文，此字段会影响稿件摘要字数限制规则，中文按照汉字计算，英文按照单词计算；是否收集通讯作者打开后在投稿过程中会多一步收集通讯作者信息；是否收集发言作者信息打开后在投稿过程中会多一步收集发言作者信息；是否收集其他作者信息打开后再投稿过程中会多一步收集其他作者信息；摘要最少字数和摘要最大字数是限制稿件摘要字数的，根据稿件语言不同统计方式不同，稿件语言中文按汉字计算，稿件语言英文按单词计算；投稿须知设置后会在投稿首页显示。

点击列表后面的第一作者信息按钮可以修改第一作者信息收集项；系统设置了一些常用的字段；点击每个收集项后面有一个设置按钮和删除按钮，点击设置按钮可以编辑收集项的名称和提示信息，系统字段都关联的个人信息的默认字段，请不要将系统字段随意改成收集其他内容；如果只是名称改变可以直接修改；比如单位字段系统默认名称为工作单位，如果您收集的是所在院校或者所在单位您可以点击编辑按钮直接修改名称，单不要把工作单位改成单位地址等其他收集项；如果系统内没有您要收集的内容，您可以添加自定义收集项；添加的自定义收集项能在页面查看不会在论文列表中展示出来。

点击列表后的其他作者信息按钮，进入其他作者信息收集项设置；设置方法和第一作者相同；其他作者的收集项默认只有姓名、姓的拼音、名的拼音和所属单位。

点击列表后的论文收集内容按钮，可以设置论文收集信息页内容配置；会议奖项可以设置是否参加奖项设置，限制条件可以设置上传身份证，选择参加后需要上传身份证，按年龄限制，如果选择了此种类型需要在第一作者信息收集里把出生年月选项选上，系统会根据填写的出生年月自动计算是否满足参加评奖，如果不满足，前台就不会显示此选项；如果选择了省份限制，需要在第一作者信息收集的时候把所在省份勾选上，系统会根据第一作者选择的省份来判断是否满足参加评奖；如果选择的是显示是否选项，稿件信息收集页会显示一个单选的是否参加此奖项的选择，所有人都可以看见；主题分类就是论文稿件的分类，开启后会自动调用系统论文稿件类别里的内容（配置方法后面会介绍）；论文的摘要信息我们系统默认了四个收集摘要的字段；你可以根据实际情况开启，可以选择一段式、两段式、三段式和四段式；需要特别注意的是系统字段名称修改最后只修改相近的收集内容一致的只是称呼不同，比如将主题分类改为论文分类；多通道配置的时候同一类型的内容尽量使用同一个系统字段；比如通道一使用摘要附件收集论文附件，那么通道二如果也需要收集摘要附件，也要选择摘要附件；再比如通道一使用的中文题目收集论文题目，设置通道二的时候最好也使用中文题目收集论文信息。

点击列表后的上传资料按钮可以设置稿件收集的上传资料；此处的上传是论文评审结果出来以后收集的上传资料内容；所有每个收集项配置里需要配置对应的评审结果、文件类型，也可以添加上传文件模板；设置完毕后，个人中心评审为对应结果的稿件后面就会有一个上传文件按钮；多通道如果有收集内容一样的情况请选择同一个系统收集项。

3、论文类别配置

论文类别配置可以设置论文投稿的类别，点击添加分类按钮可以新增论文分类，如果添加一级分类所属分类使用默认值就可以不用选择；中文名称和英文名称会分别在中文网站和英文网站上显示，支持通道可以选择此分类在哪个通道里显示，如果不勾选论文通道此论文类型不会在投稿时显示；壁报封面展示图片是电子壁报系统首页分类的封面图；点击分类后面的添加子分类就可以添加二级分类；目前论文分类只能支持到二级分类；

4、稿件支付配置

有些稿件投稿后需要收取审稿费或者版面费，可以在此菜单配置；是否开启稿件支付打开后，设置中宾支付币种和金额、外宾支付币种和金额、支付截止日期，设置完毕后就可以开通稿件在线支付。

5、中/英文网站支付方式配置

支付方式配置可以设置支付方式的显示和支付说明配置。

6、投稿发票配置

投稿发票配置可以设置发票类型、是否必填和是否允许开个人发票。

7、外宾投稿发票配置

外宾投稿发票配置可以配置收据内容。

二、论文稿件管理

点击【论文稿件管理】进入论文稿件列表页。列表可根据论文题目、第一作者姓名和论文类别进行检索。点击导出列表可以导出论文信息；点击批量删除按钮可以批量删除选中的论文；点击论文列表中全文附件、PPT、壁报下面的上传按钮可以上传对应的文件，上传成后下方会有一个下载按钮，可以点击查看；点击编辑按钮可以修改稿件信息；点击预览可以预览稿件内容；点击下载附件可以下载此篇论文的所有附件内容，点击上传视频按钮可以上传论文关联的视频文件；点击删除可以删除稿件。

三、论文稿件导出

论文投稿截止后，管理人员面临审稿、审稿结果录入和论文录取通知发放、排论文集排版等工作，都需要将论文稿件按照主办方不同要求导出。平台提供了详尽的可定制的论文稿件导出功能，实现论文审稿打印、论文集排版所需要稿件导出的功能。点击【论文稿件导出】进入论文导出页面。

选择需要导出的论文稿件的属性点击【批量导出word格式】按钮进入下载页面，下载的内容分为论文目录（Excel）和论文内容（Word）点击文件名进行下载。

点开更多设置按钮，会弹出一个文本框，可以将需要导出论文的ID（一行一个，不填导出全部，一次最多填写4000个ID）复制到文本框中，如果需要按复制进去的id顺序导出，则将后面的按此顺序导出复选框勾选上即可。

点击【论文附件下载】进入论文附件下载页，可以根据投稿通道、投稿类别和数据类型批量导出，也可以根据输入论文ID进行导出。

四、论文类别批量设置

如果需要批量修改论文类别，则点击【论文类别批量设置】打开页面，可输入论文ID，选择投稿通道和投稿类别，设置完成后，点击【批量设置】，跳转确认页面，确认后即可修改成功。

五、论文稿件统计

1、稿件按类别统计

点击分类后面的按单位统计下的查看按钮可以查看该分类按单位的统计，点击分类后面的按省份统计下的查看按钮可以查看该分类按省份的统计。

2、按第一作者国家统计

3、按第一作者省份统计

4、按第一作者单位统计

5、按投稿者省份统计

6、按录用类型统计

7、按推荐单位统计

六、论文编号导入

1、按论文ID导入

将需要设置的论文id复制到文本框中，每行输入一个论文ID；如果采用前期论文ID选择采用，对于国际性学术会议，论文编号在投稿时已给出论文编号的定义规则，如果需要该类前期编号，输入需要该编号的论文ID，输入规则同上，点击【论文编号导入】保存即可；如果前期论文ID选择不采用，则需要填写编号前缀，编号前缀就是生成论文编号时编号前的固定前缀，例如PL-大会报告 S-专题发言 CS-继教 C-病例讨论 Y-中青年 OR-论文发言 PO-壁报 PU-书面交流；编号数字位数:编号数字位数可以根据您批量设置的论文数据填写如果是9篇以内可以设置1，如果是99篇以内可以设置2以此类推；不足位数的系统会自动在数字前面补0；排序字段主要用于后期的论文汇编导出使用，导出是会根据设置的排序字段大小导出，数字越小排序越向前。

2、按学组会场顺序导入

此种方式只支持设置加入日程的论文终审类型的导入；并且需要添加了会场和分论坛（学组）；选择对应的终审类型、填写论文编号前缀、选择编号数字位数、输入排序字段后点击论文编号导入按钮即可完成编号导入。

七、电子壁报配置

电子壁报展示系统是会议展示论文评审结果为壁报，代表将壁报上传系统后，统一的展示平台，用户进入后可以查看、评论；后台配置如下：是否开启电子壁报是控制是否可以访问电子壁报系统；是否开启评论是控制前台是否可以评论；弹框广告设置后，前台访问电子壁报时可以弹出图片广告；选择需要展商的终审结果需要选择哪些评审结果需要在电子壁报中展示。

八、论文汇编配置

电子论文汇编系统是在线展示论文摘要的页面；主要配置如下：是否开启论文汇编是控制是否开启显示；弹框广告可以设置广告位；论文汇编只会显示选择需要展商的终审结果里的论文；有些论文只想展示题目、作者和单位，那只需在选择只展示题目、作者、单位的终审结果框内选择上就可以。