美迪康会务通

学术日程是学术会议的核心组成部分，掌握了学术日程的管理就等于抓住了学术会议管理的牛鼻子。基于10多年学术会议管理经验，会务通学术会议服务平台为组委会管理学术日程提供国际领先成熟的学术日程网上编制管理功能，拥有学术会议会场、时间、学术单元（Session）、详细日程、主持和讲者管理，并有讲者主持人学术任务的自动查重、导出讲者、主持列表（劳务费）、给讲者主持发送学术任务温馨提示等功能。

同时，为给大会邀请的每个讲者和主持人提供一对一的服务，系统针对每个讲者和主持提供了学术任务确认和学术任务管理两个功能。一旦日程录入系统，即可给每个主持人和讲者发学术任务单，让讲者和主持对学术任务进行确认，后台随时监控学术任务确认过程。同时，确认后即可给讲者主持发学术确认温馨提示，实现对讲者主持的动态管理实时处理。此外，系统针对学术日程前台展示提供了一览表表和详细日程的查询功能，并具备电脑版和手机版两种界面，手机版可以和微官网结合使用，实现基于微信的大会APP应用，自动生成大会学术日程微信APP，不仅方便参会代表和讲者主持随时通过微信查询学术日程，同时更方便学术会议的宣传推广和精准传播。

一、学术日程管理

根据学术会议日程日常管理操作流程，学术日程管理分为两个模块，一个是学术会议日程的编制管理，一个是针对讲者主持的学术任务管理。点击学术日程管理链接（如下图），进入管理主界面。主界面上列出了日程的全部功能（如下图），点击相应功能进行操作。

操作步骤：1、添加会议日期；2、添加分会场；3、添加专题分论坛；4、添加学术单元；5、日程查重；6、已经评审未排进日程文章；7、导出日程Word版8、查看日程（中文）、9、查看日程（英文）、10、查看日程更新记录。

在主界面可以使用发言人姓名和发言标题对会议日程进行查询。

1、添加会议日期

点击【添加日期】按钮进行会议日期添加，注意日期格式须为 年-月-日 格式。注意 -为英文状态下输入的。

2、添加会场

实际工作中，这里的会场名称既可是场馆会议室具体名，例如“会展中心1层102会议室”，也可是该会场具体内容名，如“脊柱学组会场”或“中青年英文交流会场”。用户可以根据实际情况进行会场名称选择的添加。如果需要后续使用美迪康会场幻灯传输转播系统，会场名称最好简写，不要超过10个汉字，以免影响后续幻灯传输转播系统数据迁移和显示效果。具体选择用点击【添加会场】按钮进行会场添加。

3、添加专题分论坛

系统还可以根据专题分论坛来筛选出相关的日程，满足一个专题分论坛在多个会场有日程安排的需求。

4、添加学术单元

大会日程是由不同时段组成的，这里的学术单元是指同一主持人下的时段。只要主持人不同，就需要添加不同学术单元。学术单元名称有时日程会有具体的名称，有时就用学术单元1、学术单元2代替。点击【添加学术单元】按钮进行学术单元添加。添加时，需要先选择会场、时间（格式例子：08:00-09:50）、学术单元的名称、所属专题分论坛、显示语言和管理页面背景色。在新增、编辑学术单元时可以为单条日程设置时长，设置时长在添加日程时可以自动计算日程发言时间段。

1）添加日程

添加完学术单元后会在功能按钮的下方出现相应的学术单元列表（如下图），点击学术单元后即可进入该学术单元界面添加讲题讲者，讨论和主持人等。

点击后出现界面（如下图），点击【添加讲题讲者】按钮进行日程的添加。

点击【添加讲题讲者】出现界面（如下图），按照提示逐一添加讲题。

添加日程步骤：

l  添加【发言时段】，时间格式如：08:00，您也可以直接输入0800系统会自动补齐:,在新增日程时，通过学术单元设置的单条日程时长自动计算发言时间段，如果发言时长和学术单元设置的时长不同，可以手动修改时长，修改完成后，鼠标点击页面空白处，发言时段会再次自动计算；

l  添加【论文题目】，如果是有论文的投稿，输入题目后点击单选按钮选择即可；如果没有投稿，选择新增按钮；

l  选择【发言形式】，可以点击学术日程管理-学术日程配置-发言类型配置菜单进行设置；

l  填写【讲者】，如果有该作者用户信息，点击选择即可；如果没有，点击【新增】进行添加；

注意：添加讲题时，第一作者的个人信息务必详细核对。依托系统庞大的后台数据支撑，如果该讲者已经在后台数据库，将自动出现，不要重复添加。同时，姓名为两个汉字的，不要在姓和名之间加空格，以免影响查询结果。

l  讲题添加完成后，可以在日程列表页对该讲题进行编辑和删除操作。

2）为学术单元添加主席、主持人、翻译、讨论者

点击学术单元名称，进入日程列表，点击【添加主席/主持/翻译（中宾）】、【添加主席/主持/翻译（外宾）】进入操作；

点击【添加主席/主持/翻译（中宾）】、【添加主席/主持/翻译（外宾）】按钮（如下图）；角色任务可以点击学术日程管理-学术日程配置-主持类型配置菜单进行设置。

填入姓名、单位（选填，一般不写单位全称，最好是几个字的简写以免影响查询结果），点击搜索，如果在数据库中有符合条件的用户，点单选按钮选择即可；如果没有用户信息，点击【添加新用户】进行添加。鼠标移到添加的姓名上会出现编辑、删除的选项。添加主席、翻译和讨论的操作和添加主持的操作类似，不再累述。

3）添加讨论

在4.2中的添加讨论者是指的，在整个学术单元进行的讨论的人员，讨论时间就是学术单元的时间，如果想要在一个学术单元中固定一个时间段进行讨论，在日程列表中点击【添加讨论/辩论/其他】即可（如下图）。

输入时间段，格式如：08:00-08:10，讨论的题目进行添加（如下图）。

添加完成后，在日程列表页会出现该条讨论

点击【添加任务（中宾）】或者【添加任务（外宾）】进行讨论者添加，方法和4.2一致；

点击【修改】可以对讨论的时间和题目进行修改；

点击【删除】删除该条数据。

4）日程排序

在日程页面可以批量编辑日程时间和顺序，修改时长后，鼠标点击页面空白处，该条日程及其时间以后的日程时间均会自动计算，修改完成后点击“批量保存”按钮进行保存。 

5、日程任务自动重置

由于大型学术会议往往涉及多个会场，在这个过程中，传统手工日程编制难免出现同一个讲者和主持人任务冲突的情况且难以发现。系统提供了讲者主持人任务自动查重功能。点击【日程时间冲突查重】按钮，时间重复的日程会以相同的颜色标识出，方便主办者检查日程错误。点开学术单元，如果有时间冲突的任务姓名后面会有个查看冲突列表的标识，点击可以查看冲突。

6、评审未安排进日程文章

管理员通过选择录用类型，可查看已评审通过未安排进日程的文章。

7、导出日程

管理员点击【导出日程】，选择完筛选条件后点击【导出日程Word版】会导出日程的Word版本，点击【导出日程Excel版】会导出日程的Excel版。

8、查看日程

9、查看日程更新记录

管理员点击【查看日程更新记录】，查看全部记录，通过选择开始/截止日期、类型，可查看所需查找范围。

10、清空日程缓存

我们前台的中文日程页和英文日程页的页面是有缓存的，如果您修改日程后，发现前台未更新，请点击【清空日程缓存】按钮，点击后前台日程页就会清空缓存显示最新的日程。

二、学术日程配置

学术日程配置共有四个三级菜单分别是：发言类型配置、主持类型配置、讨论类型配置和日程显示配置。

1、发言类型配置

主要设置发言类的任务类型，配置项和论文评审里的终审类型是一样的；用于日程添加发言时使用；添加新增按钮可以添加发言类型；需要填写类型的中文名称、英文名称和角色类型；角色类型分为讲者和术者两种；大部分都是讲者，只有涉及到手术的日程才需要选择术者；角色类型会在学术任务提示中显示。

2、主持类型配置

主要设置主持类型的任务类型；比如主持人、主席、讨论、翻译等；用于日程添加主持类任务时使用；点击新增按钮可以添加主持类型；需要填写类型的中文名称、英文名称和角色类型；角色类型包括主持、主席、点评、讨论、翻译、评委和嘉宾；如果需要新增请根据任务的性质选择正确的角色类型；幻灯系统导出数据库时会根据角色类型进行导出；主席、主持、讨论三种形式导出除了主持和主席其他角色都会按讨论类型导入幻灯系统数据库。

3、讨论类型配置

主要设置讨论类型的任务类型；用于日程中添加讨论/辩论/其他日程时使用；需要填写类型的中文名称、英文名称和角色类型；角色类型分为点评、讨论、评委和嘉宾；点击新增按钮可以添加讨论类型。

4、日程显示配置

主要控制PC端日程页、日程一览表和移动端的日程页、日程一览表、讲者主持查询页的内容显示。

5、幻灯系统配置

提供幻灯客户端的后台配置功能。如用户管理、直播背景图、截止后提示内容等等。

6、日程添加次数限制

三、学术任务确认

在学术会议中，有很多包括主持、专题发言、大会报告等角色或任务，日程分配完成后，需要确认该用户是否接受所分配的任务，用户可以通过前台确认或拒绝，管理员也可以通过学术任务确认来管理。点击“编辑”，跳转到学术任务是否接受页，选择是否接受后，点击提交，可查看接受状态。

管理员也可通过筛选查询，来查看需要查看的人员接受状态。

点击【导出主持人、发言人索引】按钮，可导出主持人、发言人信息;点击【导出简历PPT】，会导出任务人上传的ppt文件；点击【批量导出简历Word】会将任务人填写的文本简历内容以word形式导出；点击【批量生成导出PPT简历】，系统会根据任务人上传的头像照片和文本简历内容自动生成PPT简历并导出；点击【批量更新视频显示状态】，可以批量更新视频的授权状态、直播回放是否显示、日程页是否显示。

四、学术任务管理

在学术任务管理中可以发送学术任务温馨提示、修改劳务信息、修改参会者身份待遇等。

劳务修改如果有该参会者银行信息，系统会自动提示（如下图），点击单选按钮选择该信息即可；如果没有提示，说明在劳务数据库中没有该参会人银行信息，请自行添加。

1、导出主持人、发言人索引

点击【导出主持人、发言人索引】按钮，可以导出全部有学术任务的参会者信息EXCEL。

2、导出学术任务温馨提示

选择相应条件，导出学术任务WORD版，可用于快递的邮寄。

3、批量设置主持、讲者注册类型

点击【批量设置主持、讲者注册类型】按钮，弹出批量设置主持、讲者注册类型窗口：

4、批量设置劳务费

点击【批量设置劳务费】按钮，可以批量设置劳务费，有两种方法，一种是根据任务id来批量设置，一种是根据筛选条件批量设置；根据任务id批量设置时，只需将任务id复制到文本框内，一行一个任务id；在输入币种和金额保存即可；根据筛选条件批量设置，选择终审类型、会场、日期、专题分论坛、币种，填写金额保存即可。

五、学术任务考勤

学术任务考勤可以在线标记主持人和讲者是否出席了会议，如果换人可以标记替换人姓名和单位；使用前需要先添加负责考勤的管理人员，点击添加管理人员按钮弹出添加管理员页面；添加的管理员必须先注册会议，输入手机号后会自动显示出姓名和手机，选择管理的会场（可多选），账号状态设置为启用；提交后列表就会显示出该管理员；点击编辑按钮可以修改管理员信息；点击删除可以删除管理员。

因为前台考勤时只能看见当天的日程，过了当天就不能修改考勤内容了，所有为了能修改之前的考勤，后台增加了考勤补签功能，点击考勤补签按钮进入考勤补签选择日期页面，此日期只能调用当天以前的日期，包括当天；点击要补签的日期进入会议列表选择会场，进入后可以修改考勤内容。

六、学术日程统计

管理员点击【学术日程统计】，可查看当前名称以及对应数量的日程统计。