美迪康会务通

在学术会议的日常会务管理工作中，如何让更多的参会代表知晓并参加会议是学术会议管理者面临的巨大问题。传统会议推广基本上都采用邮寄参会通知方式，不仅工作量大，推广效果也不明显。随着网络技术发展，基于短信、邮件和微信的线上推广成为目前最有效的推广方式，尤其是基于微信的社会化媒体则是目前线上推广的最热门工具。通过人们自发性的微信转发参会通知以及对会议活动评价，获得更加广泛的传播范围，让更多人知晓并参与会议活动。

为方便组委会更好的推广宣传学术会议，会务通学术会议服务平台提供了短信、邮件和微信三个会议推广工具。通过邮件、短信平台，用户可通过定制邮件、短信自动回复模板，实现对参会代表的实时沟通。参会者无论是注册系统账号，还是参会注册缴费、投稿、酒店预订后，系统都会自动邮件通知。管理员可以定制确认邮件模板，还可通过短信和邮件群发通知给参会者。参会者可以在线提问，办会者在线反馈和提供帮助。通过及时有效的邮件系统让您和参会者时时保持畅通交流。

基于目前使用最广的社交媒体微信，会务通学术会议服务平台提供了针对用户认证的微信公众号开发接口，可实现对微信公账号的一站式直接管理和会议信息对接微信平台的直接发布。同时针对组委会的需要，开发了基于微信的微网站、学术日程查询、微信抽奖、微信上墙以及互动调查等功能，让参会代表通过手机随时了解大会最新动态，查询大会最新日程，万千会议资讯，全在一手掌握。

一、短信配置发送

1、短信群发推广

虽然移动互联网的迅猛发展，微信、QQ等社交媒体越来越普及，但仍有超过60%的人手机用户习惯看短信而不是微信或QQ。为此，系统为组委会提供了短信群发平台，以方便组委会针对特定人群推送短信（短信属于第三方平台，需要预先充值，费用标准为0.1元/条）。点击【短信群发推广】，进入已发送短信列表页面，可显示已发送的条数、内容和数量。

点击发送短信按钮，进入群发页面，在该页面显示可用金额、短信价格、可发送短信条数，以及可以选择在线充值。

收件人可选择自定义短信、所有报名人员、未参会注册用户、注册未缴费用户、酒店预订用户、预定酒店未缴费用户。

若选择自定义用户，则在短信列表项中，需要输入手机号码，每行输入一个手机号码，每次最多发送10000条。

若选择非自定义用户，则只需要选择中宾/外宾即可。

输入短信内容，70个字为一条短信，若短信内容超出70个字，则短信内容分为2条，以此类推；可选择是否需要接受短信回复，若选择【是】，则此项后短信签名须默认为“会务通”，若选择【否】，则可以自定义修改短信签名。

以上设置完毕后，点击立即提交按钮，即可群发短信。

2、中文短信模板配置

点击【中文短信模板设置】，进入短信邮件模板设置列表页（会议管理员账号中需要有余额，短信费用0.1元/条）。

点击编辑按钮，可修改配置：状态、标题以及内容。点击上面的知道的标签可以调用系统相关的内容；需要注意的是如果是自定义发送，系统只能替换能匹配到用户的手机号才可以调用相应标签。

短信内容常用标签如下：

系统常用的短信模板介绍如下：

1）网站系统用户注册信息确认短信模板——参会代表注册网站用户填写完基本信息提交后自动发送的提醒短信

2）参会代表注册成功自动回复短信模板——参会代表选择完注册类型提交后自动发送的提醒短信

3）注册缴费确认函短信模板——参会代表注册费缴费成功后，管理员在后台发送的缴费确认短信

4）住宿缴费确认函短信模板——参会代表住宿费缴费成功后，管理员在后台发送的缴费确认短信

5）学术任务温馨提示短信模板——给有学术任务的代表发送的任务提示短信

6）参会审核短信模板——如果注册类型需要审核，在审核通过后系统发送的审核通过提示短信模板

7）参会审核短信（审核不通过）模板——如果注册类型需要审核，在审核不通过后系统发送的审核通过提示短信模板

8）参会审核短信（审核不通过）模板——如果注册类型需要审核，在审核不通过后系统发送的审核通过提示短信模板

9）论文评审专家邀请短信模板——用于论文评审给专家发送的邀请短信

10）电子发票开票成功短信提醒模板——用于电子发票开票成功后发送的提醒短信

11）团队发送注册邀请码模板——用于团队定向邀请发送注册邀请码使用

12）劳务收集短信通知模板——用于劳务费信息收集发送的通知短信

13）行程提醒短信模板——用于给专家发送行程信息提醒的短信

二、邮件配置发送

1、邮件群发推广

点击【邮件群发推广】，进入已发送Email列表页面，可显示已发送的条数、主题和数量等。

点击发送邮件按钮，进入群发页面，在该页面显示可用金额、邮件价格、可发送邮件条数，以及可以选择在线充值。

收件人可选择自定义邮件、所有报名人员、未参会注册用户、注册未缴费用户、酒店预订用户、预定酒店未缴费用户、所有投稿人员。

若选择自定义用户，则在自定义邮件地址项中，需要输入Email，每行输入一个Email，每次最多发送10000条。

若选择非自定义用户，则只需要选择中宾/外宾即可。

输入发送人、接收回信Email、主题和内容，选择邀请邮件模板，是否定时发送，若选择【是】，则需要输入发送时间。

以上设置完毕后，点击立即提交按钮，即可群发邮件。

2、中/英文邮件模板配置

系统提供与参会代表在不同环节交互邮件内容的模板，管理员可以根据模板修改为自己定制的内容。点击【邮件模板设置】，进入中文邮件模板设置列表页。

点击编辑按钮，可修改配置：状态、标题以及内容。

点击【邮件模板设置】，进入邮件模板设置页面，系统默认提供多种邮件模板使用标签替换的方式，在发送邮件时会调用实际的内容替换标签内容，标签以{****}的形式出现，不同标签代表不同内容。常用标签如下：

系统常用的模板介绍如下：

1）网站系统用户注册信息确认邮件模板——用于会议网站用户注册会议填写完基本信息后，自动方式的邮件内容
2）参会代表注册成功自动回复邮件模板——用户选择注册类型成功后填写的邮箱会收到系统自动发送的邮件
3）参会代表酒店预定回复邮件模板——用户预定酒店成功后填写的邮箱会收到系统自动发送的邮件
4）网上论文投稿成功确认邮件模板——用户投递论文稿件成功后，会收到系统自动发送的自动回复邮件
5）大会论文录取通知模板——论文评审结果确定之后，管理员可通过系统群发论文录取通知
6）注册缴费确认函模板——用户注册费缴费成功之后，管理员可通过系统发送确认收到款项的通知
7）住宿缴费确认函模板——用户住宿费缴费成功之后，管理员可通过系统发送确认收到款项的通知
8）附加活动缴费确认函模板——用户附件活动费缴费成功之后，管理员可通过系统发送确认收到款项的通知
9）讲者主持学术任务温馨提示模板——用于发送学术任务温馨提示使用，导出学术问温馨提示也是用的此模板
10）参会审核邮件模板——用于会议注册类型需要审核时，审核通过后自动发送的邮件
11）参会审核邮件（审核不通过）模板——用于会议注册类型需要审核时，审核不通过后自动发送的邮件
12）参会审核邮件（审核不通过）模板——用于会议注册类型需要审核时，审核不通过后自动发送的邮件
13）在线论文评审邀请函模板——用于论文在线评审发送评审邀请所用
14）团队注册缴费确认函模板——用于团队注册后发送注册缴费确认函使用
15）团队住宿缴费确认函模板——用于团队住宿费缴费成功后发送缴费确认函使用
16）电子发票开票成功邮件提醒模板——用于会议电子发票开票成功后，后台管理员发送提醒邮件使用
17）VIP参会通知模板——用于给会员VIP发送参会邀请

3、中/英文邮件参数配置

邮件参数设置主要完成发件人显示名称、客户回复邮件地址以及系统邮局参数的设置。点击【邮件参数设置】，进入中文邮件配置页面，可设置邮件发送人、接收回信邮箱、商户联系方式的信息，是邮件模板中{contact}标签的替换内容，可以所有模板中的公共部分配置在这里。

三、短信发送记录

点击【短信发送记录】，进入短信发送记录列表页；此页面可以查询短信的发送记录情况。

四、邮件发送记录

点击【邮件发送记录】，进入邮件发送记录列表页；此页面可以查询邮件的发送记录情况。

五、短信回复记录

管理员点击【短信回复记录】，进入短信回复记录页面，可查看收到的姓名、单位、手机号、回复时间以及内容。（根据会务通平台数据库中存在的手机号，自动匹配姓名单位）

点击导出短信回复记录按钮，可将所有回复短信信息导出。